QUY TRÌNH

Quản lý toà nhà văn phòng được hiểu là một hay toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý toà nhà, nhằm vận hành mọi hoạt động trong toà nhà văn phòng diễn ra một cách thuận lợi và an toàn nhất. Giúp khách hàng đang làm việc và sử dụng dịch vụ tại tòa nhà cảm thấy thoải mái, dễ dàng khai thác hiệu quả nhất.

Vì thế, việc vận hành và quản lý tòa nhà văn phòng góp phần mang đến giá trị bất động sản cho tòa nhà. Chất lượng ảnh hưởng đến tới giá trị cho thuê văn phòng và số lượng khách hàng hợp tác đến thuê

Quản lý toà nhà chung cư là công việc bao gồm một hoặc toàn bộ hoạt động liên quan đến toà nhà nhằm đảm bảo cho mọi dân cư sinh sống tại chung cư có một môi trường sống lành mạnh, an ninh nhất.

Một chung cư sẽ là một cộng đồng với hàng trăm, hàng ngàn cư dân sinh sống. Mỗi cư dân sẽ có những nhu cầu khác nhau, chính vì thế để đáp ứng được tất cả là một điều hầu như không thể. Đôi khi nó được ví von như “làm dâu trăm họ”, để mọi người có thể dễ hình dung hơn những khó khăn đó.

Quản lý toà nhà – một công việc đòi hỏi cần phải có sự cẩn thận, tỉ mỉ và trách nhiệm nghề nghiệp cao.

Công việc quản lý tòa nhà bao gồm quy trình kiểm soát các dịch vụ, thực hiện công việc có trong toà để tòa nhà được vận hành cách tốt nhất, đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất có thể.

– Quản lý tài chính: Ban quản lý toà có trách nhiệm quản lý tài chính một cách rạch ròi và minh bạch nhất, chi trả cho mọi khoảng chi phí hoạt động trong toà nhà.

– Quản lý nhân sự: Ban quản lý nhân sự có nhiệm vụ giám sát các hoạt động của từng nhân viên để đảm bảo công việc được đề ra, để có những biện pháp xử phạt và khen thưởng xứng đáng.

– Quản lý khách hàng: Ban quản lý khách hàng có nhiệm vụ chăm sóc mọi đối tượng khách hàng, giải quyết những nhu cầu và thắc mắc một cách chính xác nhất đều là công việc của bộ phận quản lý khách hàng. Cần phải làm mọi cách để luôn đem đến sự hài lòng và giữ chân khách hàng bằng mọi cách.

Quy trình quản lý toà nhà sẽ giúp cho mọi hoạt động của toà nhà diễn ra mật thiết hơn, các quy trình sẽ được vận dụng theo từng giai đoạn thích hợp vào các hoạt động quản lý, điều hành nhằm đảm bảo toà nhà luôn được vận hành an toàn và đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn chất lượng. Quy trình quản lý toà nhà bao gồm:

– Quản lý hợp đồng

• Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể
• Quy trình thu tiền thuê
• Quy trình thu tiền dịch vụ
• Quy trình thanh lý hợp đồng

Theo quy định tại điều 73 tại Bộ luật nhà ở, các doanh nghiệp quản lý vận hành toà nhà cần phải tuân thủ theo điều kiện quản lý. Việc quản lý toà nhà phải do đơn vị có năng lực về chuyên môn quản lý và vận hành toà nhà. Đơn vị quản lý chung cư phải thực hiện đầy đủ các công việc quản lý, vận hành các hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, bảo trì nhà và những công tác phòng cháy chữa cháy thường xuyên.

Các thành viên trong ban Giám đốc và cán bộ làm việc tại các phòng ban – các bộ phận chuyên môn cần phải có trình độ tương ứng với vị trí công việc, đồng thời cần có giấy chứng nhận đã hoàn thành khoá học, đào tạo các kiến thức chuyên môn từ cơ bản đến nâng cao về hệ thống quản lý toà nhà theo quy định của Nhà nước.